Если не соблюдать правила общения в рабочем чате, этот полезный инструмент превращается в источник раздражения и снижает эффективность команды. У нас и МТС Линк медиа есть 10 и ещё один совет, как наладить продуктивное взаимодействие между коллегами в мессенджере.
Профиль — ваша визитная карточка в корпоративном мессенджере. Напишите своё настоящее имя и фамилию, укажите должность и отдел, загрузите фото. Это поможет коллегам быстро вас идентифицировать. Также добавьте телефон, по которому с вами можно оперативно связаться. Если используете личный мессенджер, создайте таплинк с контактами.
Обратите внимание, как ваши коллеги называют друг друга. Это поможет выбрать подходящую манеру общения и избежать недоразумений. Если принято использовать полные имена и отчества, то и вы поступайте так же. Если единого для всех правила нет, в начале общения лучше обратитесь к коллеге на «вы» — возможно, позже уместно будет перейти на «ты».
Используйте короткие и информативные названия для чатов или каналов, чтобы коллеги могли быстро находить необходимую информацию. Избегайте абстрактных формулировок, сокращений и аббревиатур. Лучше всего в названии чата указывать, для какого отдела, проекта или задачи он предназначен. Например, «Редакторы отдела маркетинга». Если беседа относится к конкретному этапу проекта, добавьте в заголовок сроки.
Общение в чатах занимает значительную часть рабочего дня. Чтобы повысить продуктивность, старайтесь отвечать на сообщения оперативно. Избегайте длительных переписок, формулируйте свои вопросы и ответы лаконично. Если требуется дополнительная информация, запрашивайте её сразу, чтобы не растягивать диалог на несколько часов или даже дней.
Длинные цепочки коротких сообщений могут запутать собеседника. Не дробите мысль на несколько частей, а сформулируйте её целиком в одном содержательном тексте. Так коллегам будет проще воспринимать информацию. Кроме того, меньше станет отвлекающих уведомлений. Если вы администратор чата, установите лимит по количеству сообщений в секунду — некоторые мессенджеры, например Telegram, предлагают такую функцию.
Поток входящей информации велик, и в быстром рабочем ритме легко потерять нить разговора. Чтобы коллеги не тратили время на поиск контекста, всегда указывайте причину вашего сообщения. Например, к прикреплённому документу добавьте краткое описание, а к ссылке — пояснение.
Старайтесь не беспокоить коллег поздно вечером или на выходных. Если не требуется срочный ответ, воспользуйтесь функцией беззвучного уведомления или отложенной отправки. В случае, когда у членов команды разные часовые пояса, можно указать своё рабочее время в профиле мессенджера.
Информацию в общем чате легко пропустить. Если обращаетесь к конкретному человеку, отметьте его, чтобы он точно увидел ваше сообщение.
Голосовые сообщения — полезный инструмент, когда нет возможности набрать текст, например во время движения, или когда нужно обсудить что-нибудь с эмоциональной окраской либо в подробностях.
Однако такой формат чаще всего не удобен для собеседника. Восприятие на слух требует больше времени и внимания, чем чтение текста, особенно если сообщение записано в шумной обстановке. К тому же не всегда можно прослушать аудио сразу.
Если вы решили использовать голосовые сообщения, помните несколько важных правил. Во-первых, всегда предварительно спрашивайте у собеседника, удобно ли ему получать такие сообщения. Во-вторых, наговаривайте их кратко, избегая лишних деталей. Старайтесь, чтобы запись длилась не больше двух минут. В-третьих, подписывайте свои голосовые до или после отправки — так их легче будет опознать в переписке.
Опросы показывают, что больше всего в рабочих чатах людям не нравятся гифки и поздравительные открытки. Постоянный поток сообщений, не относящихся к делу, отвлекает от выполнения задач и снижает продуктивность. Придерживайтесь простых правил:
Когда в чате обсуждается конкретный проект, старайтесь не отвлекаться на посторонние темы. Это упростит поиск необходимой информации в дальнейшем.
Многие мессенджеры позволяют создавать ветки обсуждения под каждым сообщением. Это отличная возможность структурировать общение и отслеживать развитие отдельных тем.
Если для решения какого-то вопроса нужно обсудить детали с конкретным человеком, перенесите разговор в личный чат. Это позволит не отвлекать остальных участников группы.
Вместо коротких односложных ответов типа «да» или «нет» лучше использовать реакции. Это помогает сэкономить время и сократить количество уведомлений.
Постоянно отслеживайте только те чаты, которые действительно важны для вашей работы. В остальных отключите уведомления и просматривайте эти беседы в специально отведённое для них время.
В завершение предлагаем вам блиц: короткий свод правил этикета для деловой переписки. Пусть ваше общение будет эффективным и сохранит хорошие отношения с коллегами.
Чёткая организация коммуникации позволяет быстрее решать задачи, а взаимная вежливость и конструктивный диалог способствуют укреплению командного духа. Следуя нашим несложным правилам, вы сделаете рабочую переписку более продуктивной и приятной для себя и своих коллег.
За этику в переписках отвечаете вы, а вот техническую сторону доверьте МТС Линк Чатам. Это удобный и функциональный мессенджер, где можно не только переписываться, но и проводить видеоконференции.
Источник: МТС Медиа
Подписывайтесь на наш канал. Делимся полезными решениями для малого и среднего бизнеса, помогаем разобраться, рассказываем про тренды.
